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Política de Información y de Privacidad

Política de Tratamiento de Información y de Privacidad de Infotech de Colombia SAS.

  1. Objetivo

Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja Infotech de Colombia SAS dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

  1. Alcance

Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de Infotech de Colombia SAS.

  1. Definiciones

Para los efectos de la siguiente política se entenderá por: 


  • Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley


  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales


  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley


  • Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables


  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos


  • Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Compañía


  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos


  • Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a Infotech de Colombia SAS


  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento


  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país


  • Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable


  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. Generalidades

Infotech de Colombia SAS identificada con NIT 805.019.778-5, con domicilio principal en la Carrera 100 No. 11 – 90, Oficina 605, Holguines Trade Center, en la ciudad de Cali, Valle, página web www.infotechdecolombia.com, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. 


    1. Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico servicioalcliente@infotech.com.co. La página web www.infotechdecolombia.com y la línea de atención telefónica: (57-2) 4863636 opción: Quejas y reclamos


    2. Toda área o colaborador de Infotech de Colombia SAS que por sus funciones esté encargado o sea responsable del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política del presente documento


    3. Infotech de Colombia SAS debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento


  1. Tratamiento de Datos Personales

Debido a la actividad comercial que desarrolla Infotech de Colombia SAS, y dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, se informa a los titulares de los datos personales, que la información suministrada a Infotech de Colombia SAS es tratada y dichos tratamientos deben ser autorizadas por los titulares de los datos de manera previa, expresa e informada. Los tratamientos se enuncian a continuación:

 

  • Recolectar información sobre los usuarios que visiten la página Web y clientes de Infotech de Colombia SAS


  • Almacenar en las bases de datos la información sobre los usuarios, clientes o proveedores de servicios de Infotech de Colombia SAS para las finalidades señaladas en el literal 8 de la presente política


  • Utilizar la información proporcionada por los usuarios y titulares de los datos personales para las finalidades consignadas en el literal 8 de la presente política


  • Transferir a terceros los datos personales para efectos de mercadeo y las otras finalidades que se describen en el literal 8 de la presente política

  1. Derechos de los titulares

Infotech de Colombia SAS está comprometido con proteger su privacidad y garantizar sus derechos al habeas data para que usted pueda conocer, actualizar y rectificar los datos personales que administre Infotech de Colombia SAS. Por ello, le informamos que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, como titular de datos personales, cuenta con los siguientes derechos:


  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Infotech de Colombia SAS o los encargados, es decir, aquellos que realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de Infotech de Colombia SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.


  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Infotech de Colombia SAS, salvo que exista una disposición legal que indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.


  • Presentar solicitudes a Infotech de Colombia SAS o al encargado de administrar la información, respecto del uso que les han dado a sus datos personales, y que éstas le entreguen tal información.


  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.


  • Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de Infotech de Colombia SAS, siempre y cuando no exista un deber legal (cuando el usuario ha realizado compras existe una obligación legal y tributaria de dejar el registro de las compras realizadas, por lo cual esta información debe permanecer en el registro de ventas de Infotech de Colombia SAS, lo anterior con fundamento al artículo 60 CCo) o una obligación de carácter contractual en cabeza del titular con Infotech de Colombia SAS, en virtud de la cual el titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus datos personales o revocar su autorización para el tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual e Infotech de Colombia SAS no ha suprimido los datos personales del titular de sus bases de datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los datos personales.


  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


  1. La naturaleza de la información.

Para el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas Infotech de Colombia SAS recolectará, previa autorización expresa, libre e informada, los datos personales de los titulares. Esta información recolectada incluirá:


  • Información de identificación personal (IIP) como nombres y apellidos, teléfono, dirección y otro tipo de información que le permita a Infotech de Colombia SAS identificar a los usuarios. También se solicitará información personal para comprar a Infotech de Colombia SAS, como: (i) nombres y apellidos; (ii) dirección; (iii) dirección de correo electrónico; (iv) fecha de nacimiento; (v) número telefónico; y (vi) datos relacionados con el medio de pago


  • Dirección IP (Internet Protocol) con el fin de diagnosticar problemas o inconvenientes con nuestro servidor, así como para administrar su página Web. Una dirección de IP es un número que se le asigna a su computadora cuando usa internet. Su dirección de IP también es utilizada para ayudar a identificarle dentro de una sesión particular y para recolectar información demográfica general


  • Correo electrónico para la utilización de la página Web, la vinculación a Infotech de Colombia SAS y la compra de productos

 

  1. Finalidades

Con el fin de suministrar un excelente servicio y hacer más efectivas, ágiles y seguras las operaciones que los usuarios realicen, Infotech de Colombia SAS recolectará los datos personales de los usuarios únicamente para las siguientes finalidades:


  • Para hacer más efectivas y seguras las transacciones que se lleven a cabo en Infotech de Colombia SAS


  • Para la administración de la página Web en el que el usuario entra a explorar las ofertas y promociones proporcionadas por Infotech de Colombia SAS


  • Para cumplir a cabalidad con los servicios celebrados con los clientes y usuarios, de acuerdo con sus finalidades para brindar las ofertas, promociones, servicios o productos de Infotech de Colombia SAS


  • Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los clientes o usuarios de Infotech de Colombia SAS y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes


  • Enviar información y ofertas comerciales de productos de Infotech de Colombia SAS, así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios y/o productos que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer Infotech de Colombia SAS


  • La personalización de clientes con el fin de hacerlos partícipes de los diferentes programas de beneficios e informaciones promocionales


  • Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por Infotech de Colombia SAS


  • Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos


  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Infotech de Colombia SAS


  • Para identificar a los usuarios cuando ingresen a la página Web


  • Para ofrecerles todos los servicios y funcionalidades que se adecuan a los gustos e intereses personalizados de los clientes


  • Para proceder a la facturación y cobro de Infotech de Colombia SAS


  • Para enviar información o mensajes sobre los nuevos productos y/o servicios, mostrar la publicidad o promoción del momento, banners, noticias sobre Infotech de Colombia SAS y toda otra información que se crea conveniente


  • Compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de Infotech de Colombia SAS, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos. Infotech de Colombia SAS velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos


  • Para suministrar los datos personales de los titulares a las entidades que intervengan en la resolución de conflictos y que tengan competencia para ello

  1. Confidencialidad

Los datos de los usuarios serán tratados únicamente por Infotech de Colombia SAS en las formas establecidas en la presente política. Infotech de Colombia SAS hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de la información. En ocasiones puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, Infotech de Colombia SAS se vea compelido a revelar información a las autoridades o terceras partes.


Los titulares reconocen que su autorización no será necesaria, en virtud de la Ley 1581 de 2012, cuando los datos personales sean requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. También reconocen los titulares que, si la información es interceptada por terceros no autorizados quebrantando nuestras medidas de seguridad para proteger la información, Infotech de Colombia SAS no responderá por esa revelación de información.

  1. E-mails

Nuestra Política, respecto del envío de emails, tiene los siguientes propósitos:


  • Luego de la registración, notificándole los datos de su cuenta


  • E-mails con recordatorios de los servicios que ofrecemos (especialmente aquellos que aún no haya utilizado o no haya utilizado en un tiempo considerable)


  • Para enviar información sobre Infotech de Colombia SAS que haya pedido


  • Como parte de un Newsletter


  • Como e-mails promocionales


  • Para ofrecer servicios relacionados


Si el titular del email no quiere seguir vinculado ni recibiendo emails para las finalidades anteriores, el usuario puede hacer click en "desuscribirte del newsletter" que se encuentra al final de todos los correos enviados por Infotech de Colombia SAS.

  1. Seguridad y almacenamiento.

Empleamos diversas técnicas de seguridad basadas en herramientas físicas y digitales para proteger los sistemas de información o base de datos y controlar los accesos no autorizados por visitantes del sitio dentro o fuera de nuestra compañía. Se pone a disposición todas las herramientas necesarias con el fin de cumplir dicho objetivo, sin embargo, la seguridad perfecta no existe en Internet e Infotech de Colombia SAS no está exenta de interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o base de datos por parte de personas no autorizadas. Por ello, Infotech de Colombia SAS no se hace responsable de dichas situaciones o por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.

  1. Servicio al cliente

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, Infotech de Colombia SAS ha dispuesto el correo electrónico servicioalcliente@infotech.com.co, la página Web www.infotechdecolombia.com y la línea telefónica de atención al cliente: (57-2) 4863636 opción: Quejas y reclamos.


  1. Procedimientos 

13.1. Autorizaciones

Infotech de Colombia SAS solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

13.2. Consultas

El titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, que deseen realizar consultas sobre los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de Infotech de Colombia SAS lo podrán hacer de manera física en las instalaciones de la compañía, de manera electrónica a través del correo electrónico de servicioalcliente@infotech.com.co, la página Web www.infotechdecolombia.com o través de la línea telefónica de atención al cliente: (57-2) 4863636 opción: Quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, Infotech de Colombia SAS guardará prueba de la consulta y su respuesta.

 

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

 

  • La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular y los poderes especiales o generales según sea el caso


  • La autorización o contrato con terceros que dieron origen al tratamiento del dato personal del titular, por parte de Infotech de Colombia SAS


  • Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de datos de Infotech de Colombia SAS.

 

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Infotech de Colombia SAS. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.

 

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

 

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Infotech de Colombia SAS.

13.3. Reclamos.

El titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, que deseen realizar reclamos respecto de: 


  • Datos personales tratados por Infotech de Colombia SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión


  • El presunto incumplimiento de los deberes legales de Infotech de Colombia SAS


Lo podrán hacer de manera física en las instalaciones de la compañía, de manera electrónica a través del correo electrónico de servicioalcliente@infotech.com.co, la página Web www.infotechdecolombia.com o través de la línea telefónica de atención al cliente: (57-2) 4863636 opción: Quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, Infotech de Colombia SAS guardará prueba del reclamo y su respuesta.

 

El reclamo se debe realizar de la siguiente manera:


  • Deberá ser presentado por el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado; aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o sus representantes


  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes)


  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante


  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer


Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:


  • La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso


  • La autorización o contrato con terceros que dieron origen al tratamiento, por parte de Infotech de Colombia SAS, del dato personal del titular


  • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Infotech de Colombia SAS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo


  • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Infotech de Colombia SAS no es competente para resolverlo, dará traslado al área de protección de datos o persona encargada, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante


Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de Infotech de Colombia SAS donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Modificaciones de las Políticas

Infotech de Colombia SAS podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Política. Cualquier cambio será notificado previa o simultáneamente a los titulares de los datos personales y será efectivo apenas se haya notificado y sea publicado en la página Web. Dependiendo de la naturaleza del cambio podremos anunciar el mismo a través de:


  • La página Web


  • Un e-mail a las personas que estén en la base de datos


El continuo uso de nuestra página Web implica el conocimiento por parte del usuario de los términos de esta Política. Si usted no está de acuerdo con la Política, absténgase de utilizar la página Web y de otorgar su autorización a Infotech de Colombia SAS para llevar a cabo los tratamientos aquí descritos de sus datos personales con las finalidades aquí mencionadas.

  1. Vigencia

Esta Política empezará a regir a partir del mes de noviembre de 2015. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de Infotech de Colombia SAS, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del tratamiento aquí consignadas.


Esta Política garantiza que cualquier información que se provea será mantenida de manera privada y segura. Nunca recolectaremos información sin su consentimiento explícito, previo e informado, a menos que sus datos personales hayan sido tratados por Infotech de Colombia SAS con anterioridad de la expedición del Decreto 1377 de 2013 y se haya llevado a cabo el procedimiento establecido el artículo 10 del mencionado Decreto. Este documento es parte integrante de los Términos y Condiciones de Infotech de Colombia SAS. Mediante la aceptación de los Términos y Condiciones usted reconoce que ha sido informado sobre nuestra Política.

  1. Versiones de la Política

  • Primera versión: noviembre de 2015


  • Segunda versión: enero de 2018


  • Tercera versión: julio de 2020